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Notion 共編

關於共編必需知道的事​

寫在最前面，共編前須先搞清楚
共編種類: 工作區共編(Teamspace)，單頁共編(Page Sharing)
共編角色分為: Member，Guest

  • 註: edu plus 是開放給個人使用，所以有共編限制。免費版反倒是限制較小。

Members 與 Guests 差別。​

  • Member 權限較大，可檢視整個 Workspace。
  • Guests 權限小，僅能共編被指定頁面。Notion edu plus 版本下單一 Teamspace 可設 100 Guests。
  • Member 與 Guest 都屬於 Notion Database 中的 Person Property，可自動成為 Database 選擇清單項目。

Member​

Member 依授權不同最高可得到整個 Workspace/Teamspace 所有權。 非個人 edu plus 版直接共用 Teamspace 即可。

  • 左側  Sidebar   🢂   Settings   🢂   People   🢂   Add members  

Guest ​

  • Guest 僅能編輯受分享 Pages。

  • Guest 不須有 Notion Account，但需 email 驗證以取得登入密碼，並依相關指示設驗證與認證方式。

  • 需要用到 Guest 可能情境:

    • 想共編 Workspace 的 Private Page 時使用。
    • Edu plus 無法建立 Teamspace 時使用。

  • Page Owner 經由   Page 右上 Share   🢂   email   🢂   Invite  。

開始共編  ​

L-Sidebar Settings   🢂   workspace   🢂   People   可管理共編成員與設定共編成員權限
Page Sharing: Page upper-right   🢂   share   可以設定頁面共編與否
Teamspace 建立: 左側 Sidebar   🢂   Settings   🢂   workspace   🢂   teamspaces   🢂   Teamspace setting   🢂   Manage Teamspaces   下可建立。

共編權限設定  

  • Inbox: 成員異動通知會統一收集在 workspace 左上的 inbox 區塊。

Workspace 共編方式​

  • 共編類似 Jira confluence/Google sheet 編輯，可即時看到線上成員所做的異動。
  • 點右上成員圖像可快速跳到成員現在編輯處。
  • 查授權成員: 左側Sidebar Settings 🢂 Workspace 🢂 People 可看到 已授權共編成員
  • 暫停共編 (授權仍在，僅暫時停用):
    • 頁面鎖定(全頁鎖定): 頁面右上 ... 🢂   Lock Page  。 所有人 包含 Wwner 都無法編輯。但Full Access 成員可重新開啟。
    • Database 鎖定(部分鎖定): Database 左側 __ ⁝⁝ __ 🢂 lock database 。 限定指定 Database 所有成員皆無法編輯。但相關連 Form Responses 仍可進行回應。

線上成員及時狀態

頁面鎖定

Database 鎖定

Comments and Reminders​

Comments / Mentions / Reminders 這些功能用來輔助異地辦公的合作成員於系統上進行溝通。

Comments

  • 可對 整頁 留言或是 指定區塊 留言。
  • 頁面右上方對話泡泡 icon ，檢視整頁面上所有的留言。
  • 對話泡泡 icon，進去後可以在頁面上留言。或針對他人留言進行回覆(Reaction)與標記解決(Resolve)。
  • 編輯頁面時，在任意處 highlight 內容時，會自動出現 tool bar 來針對內容留言。
    • 有附言區塊會被黃色標註。解決後顏色消失。

  全頁註記

  區塊註記

  回復或編輯留言

  針對任一內容留言

  Mentions

  • Comment 時可以加註 @ 來提及其他人/頁面/時間等事項。

Reminders

  • Reminder 則是用來設定事件提醒。
  • 編輯者可以在頁面建立標籤並指定預告時間，畫面上會出現帶時間點藍色/紅色時鐘標籤。當提醒時間到達時，成員的 inbox/email/手機 會收到活動的預告通知。
  • 咒語:
    • 直接在指定位置輸入 @remind 後接一個時間。
    • 可針對已建立 reminder 更改活動時間或預告通知時間。

建立 Reminder   @remind 咒語

  修改預告時間，提醒時間

  • 直接滑鼠點 Reminder 可進入編輯視窗

  Inbox 通知

  已逾時 Reminder

  • 標籤會由藍轉紅

修改建議​

  • 這邊類似批閱作業概念，合作成員可以進入 Suggesting 模式，先行批改調整內容 但內容並未正式生效。後再由其他成員決定是否直接採納。
  • 頁面右上   …   🢂   Suggest edits 進入或離開 Suggesting mode。
  • 建議的調整內容會被藍色標註。接收方點藍色區塊會跳出回應面版。選擇接受後顏色消失，若拒絕則內容退回建議前狀態。
  • 留言方與接收方可在文本旁直接對話。

進入 Suggesting Mode

訊息接收方

Notion Analytics​

  • 跟 Google 類似 Notion 有提供成員瀏覽與編輯狀況簡易分析。
  • Page owner 可以在右上   …   🢂   updates & analytics   🢂 檢視 Page 瀏覽狀態。
  • Analytics 預設開啟。關閉分析方式   Settings   🢂   Preferences   🢂   Privacy   🢂   Show my view history   🢂   Record/Don't Record  

頁面異動與檢視分析

關閉頁面分析

Teamspace​

Teamspace 可以簡單想成是，分享與共用 Workspace 的編輯權，
也可想成是將 Workspace 割一塊出去共用。簡單的說就是子工作空間。
有別於 Workspace Page 的分享，限縮於單一頁面或頁面部分區塊。
這邊須留意 版權 與 Member和Guest 在功能上差異問題

版權上:
免費版 Free Plan 以上有提供 Teamspace 功能。
但一般教育版僅供個人使用，所以無此功能但可以以 Guest 分享解決此問題，而 Guests 人數上限為 100。
角色上:
Member 依權限最高可編輯整份 Teamspace。
Guest 則只能見到與編輯 Owner 分享出來的特定頁面。

Teamspace 建立​

Teamspace 建立 左側   Sidebar   🢂    Settings   🢂   Teamspaces   🢂   Teamspace setting   🢂   Manage Teamspaces 下可建立。

Teamspace 頁面建立

  • 由 Teamspace 建立頁面:   Teamspace   🢂   +   🢂   Empty Page/Database
  • Workspace 搬移頁面: 頁面右上  …   🢂   move to   🢂   指定 Teamspace  

新增 Teamspace 成員​

Workspace Member / Workspace Guest / Teamspace Member / Teamspace Owner 可各自獨立邀請，
但在 free plan 下 Workspace Member 會自動升級為 Teamspace Member。

新增 Teamspace Member

  • Teamspace   …   🢂   Add (Team) Members  
    • 可填入 email 邀請非 notion account 夥伴
    • 也可填入關鍵字自動由 People Property 中選取既有 Workspace Member/Guest。
    • 另外也可直接將 workspace member 增加 teamspace role。

建立 People 下拉選單

  • 若想由 Workspace 中已存在 People 中選取，則須先 invite Workspace Members 或 share with Workspace Guest
  • Workspace Member:
    • 左上 Workspace 🢂 Invite Members
    • Sidebar 🢂 Settings 🢂 People 🢂 Invite (workspace) Members
  • Workspace Guest: 右上 share by email account

Invite

Share

TeamSpace 相關 Roles / Groups  ​

Roles

Role
Workspace Owner對整個工作空間具有完全控制權的角色
Workspace MemberWorkspace Owner 可允許頁面與其他 Notion 成員共編。
這類被分享的成員為 Workspace Member
Workspace Guest
(無 Notion account)		Workspace Owner 可經由 email 允許頁面與其他 非Notion 成員 共編。
這類被分享的成員為 Workspace Guest
免費版上限為100人
TeamSpace Owner子工作空間的擁有人。
Workspace 可以拆出一塊多人共管。這塊拆出空間的管理人稱為 TeamSpace Owner
edu plus 個人版無此功能
TeamSpace MemberTeamSpace Owner 可允許頁面與其他成員共編。
這類被分享的成員為 Teamspace Member。
(Workspace Member 預設賦予 TeamSpace Member 權限)

Groups

  • 在管理 Members / Guests 的右側是 Groups 管理頁簽。
    •   Sidebar   🢂   Settings   🢂   People   🢂   Groups  
  • 可自行建立 Group 並新增移除成員。
  • Group 可簡化共編流程:
    • 群組分享: Page sharing 時可以直接與 Group 分享
    • 由 Group 建立群組空間: Manage Group 頁簽的   __ … __   🢂   create teamspace from group  
    • Group 成員僅能由 members / guests 中挑選。

Teamspace 打包與退出群組​

  • 功能入口:   Sidebar   🢂   Teamspace   🢂   __ … __   🢂   Leave/Archive Teamspace  
  • 這邊功能應該有受限於版本種類，部份情形下無法使用。

Trigger​

  • 付費版才能用，教育版無法使用。
  • 當指定事件發生時，自動 trigger 其他事件動作。
    • 例如: 當電話號碼欄位輸入後，自動驅動地址的縣市欄位。
    • Page added trigger
    • Property edited trigger: 由 Property 驅動

共編技巧​

  • 付費版直接共用 Teamspace 即可。
  • 機構型 edu plus 版也是直接共用 Teamspace 即可。
  • 需共編 Workspace 下的 Private Page 時，可將 Page 搬移至 Teamspace 或是將 Page 逐頁分享。
  • 個人版 edu plus 無 Teamspace 則需以 Share 進行單一頁面分享。
  • 團隊成員可以採用 Email Domain 相關設定自動加入。
  • Git Pull Request 經由 Notion 管理